Titel

Gerrit Hoffschulte

Papierkrieg

Semesterprojekt 2011
Animiertes Informationsdesign & Typografie
5. Sem. Kommunikationsdesign
Muthesius Kunsthochschule zu Kiel

Einleitung

Papierkrieg – es gibt ihn noch immer. Auch 2011. Jeder kennt ihn, keiner mag ihn. Stapel von Papierblättern in Aktenordnern, Ablagen oder direkt auf dem Schreibtisch. Rechnungen, Berichte, Formulare, Skripte, Notizen, Post et cetera. Trotz Computern, trotz Internet, trotz E-Mail und trotz digitaler Daten-Ablage. Papier ist nach wie vor präsent auf unseren Schreibtischen. Die Papierindustrie wächst weiter und wir verbrauchen mehr Papier denn je. Ein nicht unerheblicher Teil des produzierten Papiers fällt dabei der Büroarbeit zum Opfer. Aber warum? Jeder kennt den Mythos vom Papierlosen Büro, aber keiner kennt wirklich ein real existierendes Büro, welches völlig auf Papier verzichtet bzw. verzichten kann. Diese Arbeit beschäftigt sich mit den Ursachen dieser auf den ersten Blick skurrilen Entwicklung und wagt einen realistischen Ausblick in eine vielleicht zumindest papierärmere Zukunft. Denn obwohl Papier aus dem nachwachsenden Rohstoff Holz gewonnen wird wächst es nicht einfach auf Bäumen. Neben Holz wird natürlich auch jede Menge Energie und Wasser zur Papierproduktion benötigt und es würde sich bestimmt lohnen unseren teilweise sehr unbedachten, wenn nicht verschwenderischen Umgang mit dem Rohstoff Papier zu überdenken.

Der Mythos vom Papierlosen Büro

Die Idee vom Papierlosen Büro besteht nun schon seit über 30 Jahren und doch ist es auch 2011 immer noch nur ein Mythos und wird es (erstmal) wohl auch bleiben.

Das Xerox-PARC

Der Ursprung dieses Mythos wird dem Xerox-PARC (Xerox Palo Alto Research Center), einem Forschungs-Zentrum des Unternehmens Xerox, nachgesagt. Xerox hatte sich in den 50er-Jahren durch die Entwicklung des Kopierers auf Basis der Xerographie eine marktbeherrschende Stellung im Bereich der Bürotechnologie verschafft. Um 1970 verloren sie allerdings das Patent für Ihre Kopierer-Technik, weswegen sie dieses Forschungs-Zentrum gründeten um für sich neue Technologien und somit neue wirtschaftliche Alleinstellungsmerkmale zu entwickeln. Mitte der 70er Jahre erschien in dem Magazin „Business Week“ ein Interview mit George Pake (dem damaligen Leiter des Xerox PARC), in welchem er einige Vorhersagen über das Büro der Zukunft traf. Neben der Schreibmaschine würde seiner Meinung nach auch das Papier aus modernen Büros verschwinden. Angeblich gab es tatsächlich das Vorhaben im PARC ein Experiment Namens „one-ream office“ (ream = Ries = 500 Blatt Papier) durchzuführen, indem ein freiwilliger Mitarbeiter sich bei seiner Büroarbeit auf ein Minimum an Papier, also 500 Blatt beschränken sollte. Wie lange er mit seinen 500 Blatt auskommen sollte ist nicht überliefert. Ein Freiwilliger wurde ohnehin anscheinend nicht gefunden und das Experiment wurde somit nie durchgeführt.

Der Mythos vom Papierlosen Büro war jedoch geboren, wenn auch wahrscheinlich eher von außerhalb des PARC durch Fehl-Interpretationen von Journalisten, die eine große Story in Zeiten des technischen Umschwungs witterten. Den Mitarbeitern des Forschungs-Zentrums ging es nach eigenen Angaben jedenfalls nie ernsthaft darum, Papier aus Büros zu verbannen. Betrachtet man das Wirtschaftsfeld von Xerox, nämlich die Vervielfältigung von (Papier-)Dokumenten, wäre es auch höchst unlogisch, wenn die hauseigene Forschungs-Einrichtung (offiziell) mit einem Büro ohne Papier liebäugeln würde.

(R)evolution der Bürotechnik

Das Xerox PARC war allerdings durchaus für einige bahnbrechende Neuentwicklungen in der Bürotechnik mit-verantwortlich. PARC-Mitarbeiter entwickelten nicht nur die Idee des (damals) kompakten Desktop-PCs, der Computer-Benutzung auf Schreibtischen überhaupt erst ermöglichte, sondern auch das erste grafische Computer-Betriebssystem mit Maus und WYSIWYG-Texteditor (WYSIWYG = What You See Is What You Get) sowie das Ethernet, das erste schnelle Computer-Netzwerk, welches die einzelnen PCs firmen-intern miteinander verbinden konnte. Auf den ersten Blick hatten und haben diese Techniken natürlich absolut das potential Papier-Benutzung in Büros zumindest deutlich einzudämmen. Betrachtet man die Realität, muss man allerdings feststellen, dass sogar das Gegenteil eingetreten ist. Es stellt sich also die Frage, warum wir trotz dieser neuen digitalen Techniken anstatt weniger sogar stetig mehr Papier verbraucht haben und verbrauchen?

Papierproduktion in Deutschland

  • 1950    1,6 Mio. t
  • 1975    5,3 Mio. t
  • 1990 12,8 Mio. t
  • 1995 14,8 Mio. t
  • 2000 18,1 Mio. t
  • 2005 21,6 Mio. t
  • 2010 23,2 Mio. t
x
Quelle: VDP (Verband Deutscher Papierfabriken)

Papierproduktion Weltweit

  • China
    86 Mio.
  • USA
    71 Mio.
  • Japan
    26 Mio.
  • Deutschland
    20 Mio. t/Jahr
  • Kanada
    12 Mio.
  • Russland
    > 10 Mio.
  • Afrika
    > 10 Mio.
  • Lateinamerika
    > 10 Mio.
x
Quelle: VDP (Verband Deutscher Papierfabriken)

Die Papierindustrie

Papier-Produktion

Als man im Jahre 1975 in eine vermeintlich zumindest deutlich papierärmere Zukunft blickte hat die deutsche Papierindustrie gute 5 Millionen Tonnen Papier produziert. 2010 waren es hingegen über 23 Millionen Tonnen. Deutschland ist aktuell nach China, Japan und den USA der viertgrößte Papierhersteller der Welt. Allein zwischen 1990 und heute hat sich die Papierproduktion in Deutschland verdoppelt. Die Papierindustrie ist also nach wie vor eine wachsende Branche. Dieses stetige Wachstum bedeutet natürlich auch eine stetig wachsende Umweltbelastung.

Umweltbelastung

Der größte Teil der in Deutschland verarbeiteten Zellstoffe stammt zwar aus Europa, insbesondere Skandinavien, sodass nicht unmittelbar Urwälder für unser Papier abgeholzt werden. Außerdem gilt die Wiederverwertung von Papier hierzulande im weltweiten vergleich als Vorbildlich. Immerhin liegt die Rücklaufquote von Papier aktuell (2010) bei 78% und die Einsatzquote von Altpapier bei 70%.

Laut Umweltbundesamt gehört die Papierindustrie aber zu den fünf energieintensivsten Branchen in Deutschland. Allein 2010 verursachte die Produktion der über 23 Millionen Tonnen Papier in Deutschland 18,3 Millionen Tonnen CO2. Pro Tonne Papier fallen außerdem 10 Kubikmeter Abwasser an und bei der Zellstoffproduktion erzeugen selbst moderne Zellstoffwerke 40 Kubikmeter Abwasser pro Zellstoff-Tonne.

Papierverbrauch pro Kopf und Jahr in Deutschland

  • 13 kg 1900
  • 27 kg 1913
  • 20 kg 1924
  • 48 kg 1938
  • 15 kg 1948
  • 79 kg 1960
  • 126 kg 1970
  • 112 kg 1975
  • 157 kg 1980
  • 194 kg 1990
  • 233 kg 2000
  • 251 kg 2008
x
Quelle: VDP (Verband Deutscher Papierfabriken) / UMWELTLERNEN IN FRANKFURT e.V.

Rechnerischer Papierverbrauch in Deutschland

  • Grafische
    Papiere
    8,8 Mio. t
  • Verpackungen
    8,4 Mio. t
  • Hygienepapiere
    1,5 Mio. t
  • Andere
    1,2 Mio. t
x
Quelle: VDP (Verband Deutscher Papierfabriken)

Papierverbrauch

Stetig steigender Verbrauch

Der stetig steigenden Produktion von Papier liegt natürlich ein ebenfalls stetig steigender Verbrauch von Papierprodukten zu Grunde. 2009 hat Deutschland über 18 Millionen Tonnen Papier verbraucht. 44 Prozent des Verbrauchs gehen dabei auf das Konto von grafischen Papieren. Allein die Ministerien der Bundesregierung haben 2009 über 3800 Tonnen Büro- und Administrationspapier verbraucht.

Ungleiche Verteilung

Betrachtet man den Papierverbrauch der Industriestaaten im weltweiten Vergleich, fällt besonders die Ungleiche Verteilung des Verbrauchs ins Auge. Deutschland verbraucht z.B. mehr Papier pro Kopf, als Afrika und Latein-Amerika zusammen. Selbst im Europäischen Vergleich belegt Deutschland mit aktuell 228 kg Papier pro Kopf und Jahr noch einen der vorderen Platze. Der Europäische durchschnitt beläuft sich auf immerhin 128 kg pro Kopf und Jahr.

Papier vs. Computertechnik

Noch einmal zurück zu den Anfängen der Personal-Computer. Zwar hatte Xerox in den 70er Jahren das Potential seiner Entwicklung zunächst nicht erkannt und sie wieder verworfen, aber spätestens mit der Interpretation der PC-Idee seitens z.B. Apple und Microsoft in den 80er Jahren hat sich der Personal-Computer am Arbeitsplatz etabliert. Auf den ersten Blick war die Sache klar: Die vollständige Ersetzung von Papier durch Bildschirm-basierte Geräte war nur eine Frage der Zeit. Heute steht in der Tat auf nahezu jedem Schreibtisch mindestens ein Bildschirm und einen Großteil der (Büro-)Arbeit erledigen wir am Computer. Papier gibt es trotzdem noch.

Kosten und Kompatibilität

Zunächst waren diese digitalen Geräte – wie bei jeder neuen Technik – allerdings einfach viel zu teuer um flächendeckend zum Einsatz zu kommen. Hinzu kommt, dass es natürlich von Anfang an mehrere Hersteller von PCs und Software gab. Der Grad an Hersteller-übergreifender Kompatibilität, an den wir uns inzwischen gewöhnt haben, war anfänglich natürlich längst noch nicht erreicht. Teilweise wurden die neuen technischen Möglichkeiten also aus finanziellen Gründen gar nicht erst eingesetzt und wo sie Verwendung fanden wurden zwar die Dokumente digital erstellt und gespeichert, für den Austausch außerhalb des Firmen-Netzwerkes oder mit anderen Betriebssystemen wurde allerdings nach wie vor Papier benötigt.

Technische Möglichkeiten

Hinzu kommt, dass auch heute die digitalen Techniken noch immer nicht in allen Arbeitssituationen eine adäquate Alternative zu Papier darstellen. Lesen sowie kreative Prozesse wie Planung und Entwicklung lassen uns z.B. nach wie vor gerne zu Papier greifen. In anderen Sparten, wie z.B. dem Verfassen von Dokumenten oder der schriftlichen Kommunikation (E-Mail/Soziale Netze) hat sich die Computertechnik hingegen vollständig etabliert und ist nicht mehr wegzudenken.

Preis der Veränderung

Zu guter Letzt ist auch die Macht der Gewohnheit nicht zu unterschätzen, die die Einführung von neuen Technologien und damit einhergehenden neuen Arbeitsweisen erschwert. Technischer Umschwung erfordert nicht nur Investitionen für neue Hardware, Software und Schulungen, sondern auch die Veränderung an sich verlangt stets ihren Preis. Ohne den Willen zur Veränderung ist eine effektive und funktionierende Veränderung nicht möglich, wobei die Schwierigkeit darin liegt, dass jeder einzelne der in diesen Prozess integriert ist diesen Willen aufbringen muss.

Papier und Kommunikation

Das Internet

Eine der wichtigsten Aufgaben die Papier stets inne hatte ist die Kommunikation zwischen Menschen. In den 90er-Jahren revolutionierte eine neue Technik die globale Kommunikation und heute fragt man sich fast, wie vorherige Generationen ohne diese Technik überhaupt lebensfähig waren. Das Internet ermöglichte erstmals die vollständig digitale Kommunikation mittels der einfachen Markup-Sprache „HTML“. Digitale Dokumente konnten künftig von jedem an das Telefonnetz angeschlossenen Rechner über das Internet auch außerhalb des Firmen-Netzwerkes versendet werden und dank „HTML“ konnten diese Dokumente auf allen Betriebssystemen erstellt, betrachtet und bearbeitet werden, denn alle Computer-Hersteller machten Ihre Textverarbeitungs-Programme „HTML“-kompatibel. Wieder schien das Papierlose Büro in greifbarer Nähe zu sein. Wieder nur eine Frage der Zeit. Wieder kam alles anders.

Das Internet bzw. die die darin verfügbaren Informationen sowie die Anzahl ans Netz angeschlossener Rechner und somit Menschen wuchs rasant und heute können wir uns eigentlich kaum eine Information vorstellen, die nicht im Internet zu finden ist und kennen nahezu niemanden mehr, der keinen Zugang zum Internet hat. Es war also plötzlich möglich deutlich mehr Informationen mit deutlich geringerem Aufwand zu erlangen als jemals zuvor. Die meisten Informationen lagen und liegen natürlich in Textform vor und wenn es darum geht (besonders längere) Texte zu lesen drucken wir uns auch heute noch gerne ein persönliches Exemplar aus.

Eine Studie über 150 befragte Unternehmen in den USA ergab, dass die Einführung von Netzwerktechnologie und der Anschluss an das Internet einen merklichen Anstieg der Druckvorgänge an Desktop- und Netzwerk-Druckern zur Folge hatte. Anscheinend müssen viele der Informationen die uns das Internet bereitstellt erst ausgedruckt werden um überhaupt sinnvoll genutzt werden zu können.

E-Mail

Eine weitere US-Studie besagt sogar, dass nach der Einführung von E-Mail-Kommunikation in Unternehmen ein Anstieg des Papierverbrauchs von durchschnittlich 40% zu verbuchen war. Sicherlich hat die E-Mail bewirkt, dass wir nicht mehr das Papier selbst umher schicken, die übermittelten Informationen landen jedoch nach wie vor häufig auf einem Blatt Papier. Vergleicht man die Dimensionen des guten alten Briefkastens mit seinem E-Mail-Postfach, wird auch schnell deutlich, dass durch die neue Technik generell ein Anstieg von Kommunikation zu verbuchen ist. Schließlich erreicht eine E-Mail seinen Empfänger fast unmittelbar, ohne dabei spürbare Kosten zu verursachen. Kommunikation ist also auf einmal deutlich schneller, was die Schlagzahl erhöht und quasi Kostenlos. Viele E-Mails würden als herkömmlicher Brief sicherlich gar nicht erst abgesendet werden. Ausgedruckt werden davon trotzdem einige.

Architektur von Kommunikation

Durch die neuen technischen Möglichkeiten, Informationen Digital zu verfassen, zu verbreiten und sie dann bei Bedarf auch noch selbst auszudrucken hat sich auch die Architektur der Kommunikation völlig verändert. Jeder der einen Computer mit Internetzugang sowie einen Drucker zur Verfügung hat ist im Grunde sein eigener Herausgeber, Editor, Lieferant und Drucker in einer Person. Interessant ist auch, dass die (digitale) Lieferung oder Verbreitung inzwischen hauptsächlich vor dem Druck und nicht wie früher danach abläuft. Im Bezug auf Papierverbrauch hat das zunächst den positiven Aspekt, dass Dokumente nur noch bei Bedarf überhaupt gedruckt werden müssen (Stichwort Print-On-Demand), andererseits ist nun auch nahezu Jeder in der Lage professionelle Druckprodukte selbst zu erstellen. Dadurch verändert sich allein schon das Bedürfnis nach professionellen Druckprodukten, deren Verbreitung dadurch stark angestiegen ist, was auf den Papierverbrauch natürlich negative Auswirkungen hat.

Durschnittliche Frequenz arbeitsbasierten Lesens

  • 01.Dokumente identifizieren 2,5% Betrachten eines Dokumentes um zu erfahren um was für ein Dokument oder was für eine Art von Dokument es sich handelt
  • 02.Dokumente überfliegen 14% Dokumente überfliegen um eine grobe Idee über ihren Ingalt zu bekommen
  • 03.sich erinnern 3% Lesen als Gedächtnisstütze. z.B. To-Do-Liste, Post-It
  • 04.Antworten suchen 24% Lesen um Antworten auf Fragen oder Informationen zur Entscheidungsfindung zu erhalten. Dieses Lesen ist zielorientiert und kann sehr einfach aber auch sehr komplex sein.
  • 05.informieren 7% Nicht speziefisch zielorientiertes Lesen zur allgemeinen Wissenserweiterung
  • 06.lernen 3% Gezieltes Lesen um bestimmte Imformationen zu einem späteren Zeitpunkt wiedergeben zu können
  • 07.referieren 28% Lesen von einem oder mehreren Dokumenten um die enthaltenen Informationen an anderer Stelle zu integrieren. Oftmals einhergehend mit einem Schreib-Vorgang
  • 08.bearbeiten / rezensieren 10% Lesen zur Kontrolle von Inhalt, Stil, Grammatik,Syntax und/oder genereller Presentation des eigenen oder eines fremden Textes
  • 09.Diskussion unterstützen 21% Während einer Diskussion auf ein Dokument Bezug nehmen um eine gemeinsame Gedankengrundlage zu schaffen und die Diskussion zu fokussieren.
  • 10.Zuhören unterstützen 1% Mitlesen um das Zuhören beim Vortrag einer anderen Person zu unterstützen. z.B. Slides lesen
x
Quelle: Sellen & Harper – "the myth of the paperless office"

Papier und Lesen

Was ist Lesen?

Im Bezug auf arbeitsbasiertes Lesen gilt es erst einmal zu klären, wie wir überhaupt lesen. In der Arbeitswelt ist Lesen selten ein linearer Vorgang in welchem wir ein Dokument Seite für Seite vom Anfang bis zum Ende durcharbeiten, wie wir es mit einem Roman handhaben würden. Die Gründe warum wir etwas lesen sind so vielfältig wie die Dokumente selbst und machen Lesen zu einem sehr komplexen Vorgang. Wir lesen z.B. nur Teile von Dokumenten und suchen gezielt nach etwas. Oft lesen wir mehrere Dokumente gleichzeitig und/oder machen zusätzlich Notizen, Markierungen oder verfassen dabei ein neues Dokument. Aber warum bevorzugen wir beim Lesen eigentlich nach wie vor das Medium Papier?

Technische Parameter

Die physikalischen Vorteile von Papier gegenüber Bildschirmen, wie die feinere Auflösung oder die ausbleibende Eigenstrahlung, sind inzwischen viel diskutiert und die ersten Bildschirmtechnologien welche diese Nachteile nicht mehr aufweisen drängen bereits auf den Markt. Das „Retina-Display“ von Apples „iPhone 4“ weist mit 326 Bildpunkten pro Inch sogar eine über dem Druckstandard liegende feinste Auflösung auf. Außerdem gibt es bereits die ersten Lesegeräte wie das iLiad der Firma iRex die mit sogenanntem „Elektronischen Papier“ arbeiten. Diese Bildschirme reflektieren das Licht wie normales Papier und sind somit passive (nichtleuchtende) Anzeigen. „Elektronisches Papier“ ist teilweise sogar biegsam und in der Lage ohne dauerhaft angelegte Spannung Informationen über lange Zeiträume anzuzeigen. Hier ist es wohl wirklich nur noch eine Frage der Zeit, bis Bildschirme Papier in diesen Parametern ebenbürtig sind.

Eintauchen

Lesen ist allerdings ein weitaus komplexerer Vorgang und lässt sich nicht allein durch physikalische Parameter begreifen. Die Sitz-Position beim Lesen ist ebenso wichtig, wie die Anzeige des Mediums selbst. Der Platz vor dem Schreibtisch ist dabei meist nicht die ideale Sitz-Position für das Lesen längerer Texte und auch Laptops versetzen uns in eine eher lese-unübliche Haltung. Das gute alte Buch erfreut sich nicht umsonst immer noch großer Beliebtheit und gilt als Vorbild für digitale Lesegeräte und Tablet-PCs. Das Ideale Lesemedium muss anscheinend kompakt und mobil sein, damit wir in einer bequemen Haltung in Ruhe in den Text eintauchen können.

Doch auch damit werden wir dem Lese-Vorgang noch nicht gerecht. Neuste digitale Lesegeräte umgehen die oben genannten Probleme inzwischen vielleicht, allerdings weisen auch sie noch gewichtige Nachteile gegenüber Papier auf.

Navigation

Um mit Dokumenten zu arbeiten ist es erforderlich effektiv durch sie zu navigieren. Papier ermöglicht dabei durch seine Greifbarkeit eine enorm flexible und sehr direkte Navigation mit den Händen. Texte lassen sich sehr schnell überfliegen, Bestimmte Passage mit Händen oder Fingern fixieren und die Physikalität von Papier vermittelt einen unmittelbaren ungefähren Eindruck des Umfangs der jeweiligen Dokumente. Wir können dabei auch, der Natur des Menschen entsprechend, mit beiden Händen gleichzeitig unterschiedliche Arbeitsschritte erledigen. Da auf Papier fixierte Texte eine feste Position innerhalb eines Dokumentes haben können wir uns diese Positionen leichter merken und sie schneller wiederfinden.

Bewegen, anordnen und organisieren

Speziell wenn wir arbeiten lesen wir oft nicht nur ein Dokument, sondern mehrere gleichzeitig. Wir ordnen diverse Dokumente intuitiv auf unserem Schreibtisch an, breiten sie aus, hängen sie auf, drehen sie oder stapeln sie. Durch seine räumliche Flexibilität und das geringe Gewicht unterstützt uns Papier dabei hervorragend, während es an einem Bildschirm deutlich schwieriger ist mehrere Dokumente gleichzeitig im Blick zu haben, ohne den Überblick zu verlieren. Am Bildschirm können immer nur ein oder vielleicht zwei Dokumente gleichzeitig betrachtet werden. In vielen Fällen geht bei der Arbeit der Lese-Vorgang auch mit einem Schreib-Vorgang einher. Dadurch, dass Papier sehr beweglich ist, ist es ebenfalls sehr einfach möglich zwischen den Dokument welchen man Informationen entnimmt und dem welchem man diese durch schreiben hinzufügt hin und her zu springen, nachdem man sie entsprechend der speziellen Konstellation ausgerichtet hat.

Manipulieren

Ein weiterer wichtiger Vorteil von Papier ist seine Manipulierbarkeit. Papier erlaubt es uns ohne die Einhaltung vorgeschriebener Wege Markierungen oder Beschriftungen hinzu zu fügen, wobei in der Regel automatisch sehr deutlich bleibt welche Information sich ursprünglich auf dem Blatt befand und welche nachträglich hinzugefügt wurde. Handschriftliche Bemerkungen zum Beispiel, die in der Entstehungsphase eines Dokumentes auf Entwürfen entstehen lassen sich nicht nur sehr einfach und intuitiv optisch vom eigentlichen Inhalt unterscheiden, sie sind auch sehr respektvoll, da sie die Integration der Verbesserungsvorschläge gänzlich dem Verfasser überlassen. Das Beschriften oder Markieren von Texten ist in vielen Fällen substanziell notwendig für das Verstehen des Inhaltes und kann mit einem Stift in der Hand simultan zum Lesevorgang entstehen. Die andere Hand ist dabei sogar immer noch verfügbar zur Navigation durch das selbe oder andere Dokumente. Die Befehlseingabe bei einem Computer geschieht hingegen immer seriell, sodass z.B. nicht gleichzeitig markiert und navigiert werden kann.

Der deutsche Arbeitsmarkt

  • Dienstleistungen
    73,5 %
  • Produzierendes Gewerbe
    24,4 %
  • Land- / Forstwirtschaft & Fischerei
    2,1 %
  • Erwerbstätige
    40,5 Mio.
x
Quelle: Statistisches Bundesamt

Aktivitästprofil einer Arbeitswoche (Dokumente)

  • keine Dokumente   10 Std.
  • Papier &
    elektronische
    66 Std.
  • nur Papier 97 Std.
  • nur elektronische   37 Std.
x
Quelle: Sellen & Harper – "the myth of the paperless office"

Papier am Arbeitsplatz

Wissensbasierte Arbeit

Um Aussagen über den Stellenwert von Papier am Arbeitsplatz zu treffen, muss man zunächst die Entwicklung der Arbeit selbst in den letzten Jahrzehnten betrachten. Dabei fällt natürlich auf, dass in Deutschland sowie generell in den Industrienationen ein starker Umbruch von Körperlicher Arbeit zu Wissensbasierter- oder Kopf-Arbeit stattgefunden hat.

Rund 17 Millionen und somit knapp 50% der Erwerbstätigen in Deutschland arbeiten heute an einem Büroarbeitsplatz und leisten somit im Grunde ausschließlich Kopf-Arbeit. Vor 50 Jahren lag der Anteil der in Büros Beschäftigten dagegen nur bei etwa 10 Prozent. Der Anteil an Kopf-Arbeit ist allerdings gleichzeitig generell auch in allen anderen Berufssparten gestiegen. Es gibt eigentlich keinen Beruf mehr, der nicht auch zu einem gewissen Teil Kopf-Arbeit beinhaltet.

Dokumente

Basiert eine berufliche Tätigkeit, zu welchem Anteil auch immer, auf Wissen, hat der Ausführende quasi automatisch auch mit Dokumenten zu tun, welche ihm bestimmte Informationen zugänglich machen, die er benötigt um seinen Beruf ausführen zu können. Immer mehr Erwerbstätige haben also mit immer mehr Dokumenten zu tun, die trotz digitaler Medien nach wie vor zu einem großen Teil in Papierform existieren. Was macht Papier am Arbeitsplatz also so wichtig?

Auf den ersten Blick erscheint Papier am Arbeitsplatz im Vergleich zu digitalen Dokumenten altmodisch und ineffektiv. Papier verursacht hohe Kosten für Material, Lagerung und Transport und ist schlecht geeignet für ständigen Aktualisierungen oder Änderungen unterliegenden Daten ebenso wie für gleichzeitige Arbeiten an einem Dokument. Die Suche nach einem bestimmten (Papier-)Dokument kann je nach Ablagesystem auch sehr langwierig und mühselig sein. Ein Papier-Dokument kann schließlich in der Datenablage auch nur genau ein mal an genau einer Stelle abgelegt werden.

Abgesehen vom Kostenfaktor, welcher bei digitalen Systemen unterm Strich nicht unbedingt niedriger sein muss (Hardware, Software, Schulungen, Planung von Strukturänderungen, Arbeitsaufwand für die Veränderungen) und vor allem meist vorab geleistet werden muss, scheinen digitale Lösungen den Papierbasierten hier deutlich überlegen zu sein. Dokumente bleiben stets aktualisierbar und können von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Datenbanken erlauben Stichwortsuchen und Ablage in mehrere digitale Ordner mittels Verknüpfungen. Außerdem können digitale Daten fast unmittelbar und nahezu kostenlos per Netzwerk/Internet transportiert werden.

Studien in amerikanischen Unternehmen haben allerdings ergeben, dass selbst in hochtechnisierten Einrichtungen in denen Wissens-Basierte Arbeit geleistet wird an vielen Stellen Papier anscheinend noch immer nicht wegzudenken ist. Mögen bei der Erstellung (also dem Schreiben) von Dokumenten oder bei deren Transport (E-Mail etc.) die Digitalen Techniken inzwischen die Oberhand gewonnen haben, so gibt es doch Bereiche, wie zum Beispiel Entwicklung von Arbeitsschritten (Pläne/Skizzen etc.), Informationsbeschaffung (Lesen) oder die Zusammenarbeit in Teams, die noch immer deutlich besser mit Papier funktionieren. Dass heißt nicht, dass die neuen Techniken nicht oder nur wenig zum Einsatz kommen, sondern vielmehr, dass heute oftmals mit einer Kombination von digitalen und papierbasierten Dokumenten gearbeitet wird. Das verfassen und editieren von Dokumenten geschieht inzwischen vornehmlich am Bildschirm, während die benötigten Informationen zum Verfassen eines Dokumentes oftmals in Papierform vorliegen. Auch beim Lesen bevorzugen wir aus den bereits behandelten bestimmten Gründen nach wie vor Papier-Dokumente. Papier wird ebenfalls besonders bei Gruppenarbeit verwendet, da es das Betrachten und Editieren mehrerer Dokumente gleichzeitig erlaubt und durch seine Physikalität dabei jede Tätigkeit eines Beteiligten, automatisch den anderen kommuniziert. Arbeitsschritte die z.B. an einem Laptop geschehen, können immer nur aus einem eingeschränkten Betrachtungswinkel wahrgenommen werden. Der Gegenüber z.B. bemerkt maximal noch, dass gerade etwas Verändert wird, nicht aber was.

Belege & Informationspflichten

Etliche Dokumente sind auch allein schon aus rechtlichen Gründen nicht vom Papier zu lösen, da die gesetzlichen Bestimmungen (wie z.B. Dokumentenechtheit und Unveränderbarkeit) noch immer am effektivsten mit Papier zu erreichen sind. Man denke z.B. an die digitale Steuererklärung, welcher man die Papier-Belege immer noch hinterher senden muss. Allein in Deutschland bestehen neben der Steuererklärung noch über 10.000 weitere verschiedene Informationspflichten von Unternehmen oder Bürgern gegenüber staatlichen Behörden oder anderen öffentlichen Einrichtungen. Da es sich bei Behörden nicht gerade um gewinnbringende Unternehmungen Handelt die aus steuerlichen Gründen Investitionen tätigen, erscheint es nur logisch, dass der technische Fortschritt dort deutlich langsamer von Statten geht, als in der freien Wirtschaft. Anders als die Steuererklärung sind die meisten behördlichen Formulare die es auszufüllen gilt, auch 2011 noch immer auf Papier gedruckt. Große Vorräte dieser Formulare werden produziert und gelagert und sind oft schon nicht mehr aktuell bevor sie tatsächlich aufgebraucht wurden. Das Einsparpotential ist besonders hier nach wie vor groß.

Abgesehen von allen technischen Parametern, ist ein Büro natürlich weit mehr als der nackte Austausch von Informationen zu einem bestimmten Zweck. Ein Büro ist ein komplizierter Mikrokosmos von Individuen, ethnologischen Verhaltensweisen, Werkzeugen zur Informationsverarbeitung und unzäligen Fragmenten von Information deren zusammenspiel ein Komplexes Gesamtbild erzeugt. Jede Veränderung der Rahmenbedingungen, ob scheinbar sinnvoll oder nicht, hat also auch Auswirkungen auf alle anderen Bestandteile dieses Mikrokosmoses, sodass es nahezu unmöglich ist in einem kurzen Gewaltakt weitreichende Veränderungen, wie z.B. den Einsatz von Papier zu beenden, durchzuführen.

Der Wert von Papier

Technischer Status von Papier

Papier hat nach wie vor einen nicht zu egalisierenden technischen Wert, denn in vielen Bereichen ist Papier noch immer nicht zufriedenstellend durch digitale Technologie zu ersetzen. Das mag vielleicht eine Frage der Zeit sein, wir reden hier allerdings eher von Jahrzehnten denn von Jahren. Hinzu kommen einige Anwendungsgebiete in denen Papier anscheinend schon das optimale Medium darstellt und es einfach wenig Sinn ergibt Papier hier durch digitale Techniken zu ersetzen. Arbeitsprozesse und die Benutzung von Papier haben sich in einem langen Zeitraum gleichzeitig und wechselwirkend entwickelt, sodass der Einsatz digitaler Medien die Benutzung von Papier meist nur Verlagert und zusätzlich auch immer neue papiergestützte Arbeitsprozesse hervorgebracht hat. Im Gegensatz zu digitaler Technik ist das Papiers schon lange ein etabliertes, weltweit verbreitetes und im kleinsten Detail ausgereiftes Medium.

Symbolischer Status von Papier

Zusätzlich hat Papier aber auch einen symbolischen Wert, welcher keinesfalls zu unterschätzen ist. Papier vermittelt einen offizielleren Eindruck, Papier suggeriert uns Sicherheit, Echtheit und Ehrlichkeit. Was auf Papier steht erschein zunächst richtiger und unvergänglicher als flüchtige ungreifbare Daten die letztlich doch nur durch Einsen und Nullen repräsentiert werden. Die dauerhafte Physikalität Beweist uns die Existenz der Dokumente. Papier hat schließlich eine Masse, ein Gewicht und lässt sich anfassen. Auch die persönlich Erfahrung mit Medien scheint hierbei eine Rolle zu spielen. Natürlich kann auch Papier durch z.B. Feuer oder Wasser vernichtet werden, vergleichen wir aber die Anzahl der persönlich erlebten Datenverluste durch Brand- oder Wasserschäden mit z.B. der Anzahl an Datenverlusten durch Systemabstürze oder Festplatten-Defekte, wird schnell klar, warum wir Papier noch immer für sicherer und unvergänglicher halten. In vielen Situationen erscheint Papier auch persönlicher als ein digitales Medium, z.B. wenn wir ein Dokument persönlich überreichen wollen, oder wenn es um Dokumente geht, die nicht oder noch nicht geeignet sind, sie mit anderen zu teilen. Das physische, einzelne Papierdokument in unserem persönlichem Besitz gewährt uns eine einfacherer Kontrolle über seinen Inhalt. Im Arbeitsleben hat Papier allerdings auch (vielleicht zu unrecht) ein negatives Image, da es eher altmodisch und ineffektiv wirkt. Wie alles andere auch, wird Papier von uns symbolisch aufgeladen, was uns in der ein oder anderen Situation unabhängig von technischen Parametern dazu bewegt Papier abzulehnen oder zu bevorzugen.

Fazit

Aus bestimmten Gründen ist das Medium Papier in unseren Büros also nach wie vor nicht weg zu denken. Einige dieser Gründe sind, wie wir gesehen haben, „gut“ und plausibel, da Papier in bestimmten Arbeitssituationen einfach Vorteile gegenüber digitalen Medien hat und vielleicht sogar immer haben wird. Andere Gründe sind dagegen eher „schlechte“ Gründe. Sei es die Macht der Gewohnheit, Unwilligkeit Veränderungen gegenüber oder ein gescheiterter Versuch der Umstellung auf digitale Technologien und das anschließende Zurückgreifen zu Papier. In diesen Fällen macht es nicht unbedingt Sinn am Papier festzuhalten und eine Umstellung auf digitale Technik ist theoretisch möglich und sinnvoll.

Hinzu kommt, dass es ein vergleichsweise kleines ökologisches Verständnis zum Rohstoff Papier zu geben scheint. Papier ist in Massen vorhanden, günstig, lässt keine unmittelbaren Spuren der Umweltbelastung erahnen und wird hierzulande vorbildlich wiederverwertet. Das man trotz alledem sparsamer mit dem Rohstoff Papier umgehen könnte scheint vielen nicht in den Sinn zu kommen.

Papier wird wohl auch in den nächsten Jahrzehnten noch in Büros zu finden sein und mit den digitalen Medien koexistieren. Letztlich werden wir aber hoffentlich effektiver mit diesem kostbaren Rohstoff umgehen und ihn stellenweise Sinnvoll ersetzen, wissensbasierte Arbeit komplett ohne Papier scheint jedoch alles andere als nahe Zukunft zu sein. Zu komplex ist unsere Arbeit geworden und noch komplexer wird sie wohl werden. Zu vielfältig, etabliert und nicht zu letzt sinnvoll ist der Einsatz von Papier.

Das Papierlose Büro bleibt also nicht etwa ein Mythos, weil der Mensch fehlt, sondern weil er gelernt hat, das er seine (Arbeits-) Ziele nicht sinnvoll ohne Papier erreichen kann.

Verkaufte E-Reader & Tablets in Deutschland (Prognose)

  • E-Reader
    2,43 Mio.
  • Tablets
    12,3 Mio.
x
Price Water House Coopers – "E-Books in Deutschland"

Ausblick – Die Zukunft von Papier in Büros

Das papierarme Büro

Wenn es schon kein papierloses Büro zu geben scheint, wie könnte ein papierarmes Büro aussehen? Grundsätzlich zeichnet sich der Trend ab, dass Büros nicht unbedingt weniger Papier benutzen, Papier sich aber zu einem temporären Medium entwickelt. Recherche und Informationsbeschaffung geschieht zunehmend digital, während die Verarbeitung dieser Informationen in Form von Lesen weiterhin optimal mit Papier zu bewerkstelligen ist. Bei der Erstellung neuer Dokumente scheint eine Symbiose aus Papier und digitaler Technik am effektivsten zu sein. Für das eigentliche erstellen von Dokumenten, also das schreiben bietet sich digitale Technik an, wobei die Strukturierung der Inhalte besonders bei Teamarbeit am besten mit Papier funktioniert. Ist ein Dokument dann fertig und der Arbeitsvorgang abgeschlossen, wandert es ins digitale Archiv und verlässt seine Papierform wieder. In Zukunft wird es also durch neue Technologien wahrscheinlich eher eine stärkere Verschmelzung von digitaler Technik und Papier geben, also dass das Papier von Ihnen ersetzt wird. Ein gutes Beispiel von der Verschmelzung der Medien durch neue Technologien sind zum Beispiel QR- oder Bar-Codes, die auf Papier gedruckt werden ohne eine direkte visuelle Information zu vermitteln. Mit einem entsprechenden Lesegerät, z.B. einem Smartphone können sie jedoch eingelesen und dechiffriert werden, sodass die ursprünglich auf Papier existente Information digital vorliegt und auch erst dann verarbeitet werden kann.

Neue Technik

Sehr viele noch papierbasierte Arbeitsvorgänge sind auf Lesen zurückzuführen. Also liegt es Nahe die technische Entwicklung von Lesegeräten zu beobachten. Gerade da tut sich im Moment einiges auf dem Markt. Die Verkaufszahlen von E-Readern und besonders den begehrten neuen Tablet-PCs werden laut Prognosen in den nächsten Jahren stark ansteigen, was eine positiven Effekt auf den Papierverbrauch haben könnte. Außerdem schrumpft mit zunehmender Technisierung bzw. Digitalisierung das Problem der Veränderung an sich, denn die nächste Generation von Kopf-Arbeitern wird vollständig mit digitalen Medien aufgewachsen sein und sicherlich andere, weniger papierbasierte und trotzdem effektive Arbeitsweisen entwickeln. 
Der technische Status Quo lässt allerdings nach wie vor zu wünschen übrig, was nicht zuletzt am negativen Image (altmodisch und ineffektiv) des Papiers liegen könnte, was Produktdesigner dazu bewegt eher weit voraus in eine papierlose Zukunft zu blicken und etwas völlig neues zu erschaffen, als die Gegenwart zu analysieren und auf Basis heutiger papiergestützter Arbeitstechniken neue innovative Lösungen zu entwickeln.

Projekt Betreuung

Prof. Dr. Norbert Schmitz
Prof. Tom Duscher
Prof. Andre Heers

Quellen





Abigail J. Sellen / Richard H. R. Harper: The myth of the paperless office

Verband Deutscher Papierfabriken: Papier 2011 – Ein Leistungsbericht

WWF Infobroschüre: Wald steckt de, wo wir ihn nicht erwarten – Papierverbrauch in Deutschland Hintergrundinformationen

Kleine Anfrage der Abgeordneten Dr. Valerie Wilms, Dorothea Steiner, Hans-Josef Fell, Bärbel Höhn, Sylvia Kotting-Uhl, Oliver Krischer, Undine Kurth (Quedlinburg), Nicole Maisch, Dr. Hermann Ott und der Fraktion BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN: Papierverbrauch, Einsatz von Recyclingpapier und die Einführung von zertifizierten Umweltmanagementsystemen in Einrichtungen der Bundesregierung und nachgeordneten Behörden

Statistisches Bundesamt Deutschland